- Diego Quiroz
Preguntas y respuestas sobre la facturación electrónica para restaurantes
Si eres dueño de un restaurante tendrás en la mente que debes empezar a hacer la facturación electrónica, tu primera reacción pude ser buscar en Google "Facturación Electrónica para Restaurantes" o "Facturación Electrónica Gratis para Restaurantes", y seguro terminaras con más preguntas que respuestas, por que solo encontraras ofertas de sistemas o empresas que te ofrecen una solución pero no te contestan preguntas como ¿Cómo debo hacer la implementación?, ¿Por que me cobran por el uso de la factura electrónica?, ¿Debo entregar facturas electrónicas a todos? ¿Si tengo varios puntos de venta debo facturar electrónicamente por cada uno?. En este articulo responderemos a las preguntas más comunes que nos hacen nuestros clientes.
¿Qué es la facturación Electrónica?
Primero lo primero, la facturación electrónica es un tipo de resolución de facturación, cuando abres un negocio y pasas al régimen común (o responsable de IVA) debes ir a la DIAN a solicitar un permiso para vender por medio de una factura, este permiso lo puedes pedir para diferentes tipos de factura, ejemplo, talonario, computador, POS (que es la maquina registradora), entre otros y ahora nuevo la facturación electrónica.
En este permiso te dan una factura inicial, una factura final y una fecha de inicio, esto quiere decir que te comprometes a vender usando esa numeración desde la fecha de aprobación de la resolución, cuando llegues a la factura final, debes pedir una nueva resolución para continuar vendiendo.
Lo importante de este concepto de resolución de facturación es que como establecimiento puedes pedir más de una, imaginemos la siguiente situación:
Pides una resolución para venta por computador pero a mitad del día se va la luz, lo que quiere decir que ya no puedes entregar la factura, para esto puedes tener una resolución por talonario y hacer la factura desde el talonario mientas se normaliza la situación, en este caso la factura que entregas por el talonario es valida y si cuando se normalice la situación decides registrarla en tu computador debes anular la factura de talonario y registrar la venta como computador.
Con la facturación electrónica sucede que es obligatoria cuando un cliente lo solicite, normalmente sucede con clientes institucionales o empresas, mientras tanto puedes seguir usando su facturación normal.
¿Necesito internet para la facturación electrónica?
Si, la factura electrónica es un documento que se envía por internet a la DIAN y debe ser aprobado por el cliente por medio de un correo electrónico, para este proceso es indispensable el uso de internet, si en el momento no cuentas conexión a internet puedes acordar con el cliente tomando sus datos y enviando la factura cuando tengas internet disponible.
¿De ahora en adelante debo entregar factura electrónica con todas las ventas?
Como lo vimos en la pregunta anterior no es necesario que todas las ventas sean con factura electrónica, solo las que solicitan las empresas.
¿Por que una empresa solicita la factura electrónica?
Las empresas dentro de su contabilidad bajan su aporte de impuestos pagado impuestos a otras empresas y solo las facturas electrónicas son validas para hacer descontable ese impuesto, si una empresa quiere meter en su contabilidad un consumo en tu restaurante, debe presentar una factura electrónica y desde el 01 de noviembre del 2020 debes tener una resolución de factura para esto.
¿Por que me cobran las empresas por la facturación electrónica?
La factura electrónica esta compuesta de 3 elementos:
Archivo xml: es un archivo que representa la factura en formato de maquina.
CodigoQr: es un link que muestra la información de la factura electrónica.
Representación Grafica: es la factura en formato pdf igual a la que imprimirías en un computador con el codigoQr incluido, esta es la factura que imprimirá tu cliente si lo requiere.
Las empresas que manejan la factura electrónica se dividen en 2:
Operadores tecnológicos: Hacen la comunicación entre la DIAN y tu para que puedas registrar tus facturas, te dan un espacio para que puedas registrar tus facturas y guardan tus documentos para que los puedas consultar cuando quieras. Solo existen 56 en Colombia autorizadas para esto y te cobran por almacenar tu información y facilitarte el registro de la factura.
Software de Facturación: Aquí entramos nosotros, son empresas que prestan un servicio de software para el control de ventas, inventario, costos, generan informes y te ayudan en la gestión de tu establecimiento, nosotros como empresa abrimos una opción para que selecciones la resolución que vas a usar para la venta, si la venta es por factura electrónica, nos enlazamos con el operador electrónico y enviamos la factura a la DIAN.
¿Si tengo varios puntos de venta, debo pedir factura electrónica para cada uno?
Lo importante de la factura electrónica es entregarle al cliente el documento que requiere, si todos los establecimientos están a nombre una sola persona natural o jurídica puedes pedir una sola resolución.
¿Qué significa la firma digital?
La firma digital es la identificación virtual de que tu hiciste la factura, esta firma digital la incluyen los operadores tecnológicos, no debes preocuparte por esto.
¿Hay una opción gratis?
Si, la DIAN tiene un portar gratuito para registrar tus facturas electrónicas, te incluye firma digital, solo debes registrarte en el portal de la DIAN y tu mismo debes encargarte de guardar el codigoQr, la representación grafica y el xml en tu equipo, más información aqui.
Espero haberte ayudado con tu proceso de implementación y haber contestado varias de tus preguntas. si tienes más dudas puedes contactarnos por:
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